Werknemer heeft geen recht op alle stukken uit zijn personeeldossier

31 oktober 2011  door Maarten van Gelderen

In principe heeft elke werknemer recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Dit geldt echter niet voor alle stukken. Interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad, vallen niet onder het inzagerecht.

Het gerechtshof in Amsterdam moest in de zomer van dit jaar een oordeel vellen over een dergelijke kwestie. Het betrof een werkneemster die, met een beroep op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), haar werkgever verzocht had om haar een overzicht te verstrekken van haar persoonsgegevens die bij de werkgever opgeslagen waren. In feite vroeg de werkneemster om een volledige uitdraai van haar personeelsdossier.

Inzage in personeelsdossier op grond van Wbp

Op grond van artikel 35 lid 1 van deze wet heeft een werknemer het recht om zijn werkgever met redelijke tussenpozen te vragen om hem (de werknemer) binnen vier weken inzage te verschaffen in zijn personeelsdossier. Na afgifte van deze stukken kan de werknemer zijn werkgever vervolgens vragen om gegevens die onjuist zijn, onvolledig zijn of niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden opgeslagen, uit het dossier te verwijderen.

De werkgever in de betreffende kwestie voldeed tot op zekere hoogte aan het verzoek en stelde de werkneemster een aantal stukken ter beschikking. De werkgever weigerde echter om de volgende stukken aan de werkneemster te overhandigen:

• de correspondentie tussen verschillende afdelingen over het arbeidsgeschil dat ontstaan was tussen de werkgever en de werkneemster;
• een e-mail van de voorzitter van de ondernemingsraad aan de Raad van Bestuur;
• correspondentie tussen de juridische afdeling van de werkgever en de advocaat van de werkgever

Volgens de werkgever hoefde hij deze gegevens niet aan de werkneemster ter beschikking te stellen. Met een beroep op een uitzonderingsbepaling in de Wet bescherming persoonsgegevens stelde de werkgever zich op het standpunt dat het hier ging om documenten en informatie die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de werkgever bevatten.

Geen recht op inzage als het gaat om interne notities of correspondentie

Het gerechthof honoreerde het standpunt van de werkgever. Volgens het hof is het inzagerecht van een werknemer ten aanzien van zijn personeelsdossier niet onbeperkt. Interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de werkgever bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad vallen niet onder het inzagerecht. Een eventueel uiteindelijk op grond van deze interne notities opgemaakt definitief rapport valt echter wel weer onder het inzagerecht.

In dit geval oordeelde het gerechtshof dat de documenten waarvan de werkneemster inzage had geëist, voldeden aan de definitie van ‘interne stukken die persoonlijke gedachten bevatten’ en dus niet aan de werkneemster ter beschikking hoefde te worden gesteld. Het feit dat deze stukken (mogelijk) ook met andere werknemers waren gedeeld maakte dit volgens het gerechtshof niet anders.

Kortom, een werknemer kan met een beroep op artikel 35 van de Wbp inzage eisen in zijn eigen personeelsdossier. De werkgever zal een dergelijk beroep in principe binnen vier weken moeten honoreren. Toch hoeft een werkgever vervolgens geen kopieën af te staan van alle stukken uit dit personeelsdossier. Interne memo’s of correspondentie waarin persoonlijke gedachten staan en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad zijn van dit inzagerecht uitgesloten.