Werkgever mag zakelijke e-mails van werknemer controleren

11 maart 2012  door Maarten van Gelderen

Volgens de kantonrechter in Rotterdam mocht een werkgever zich toegang verschaffen tot de e-mailbox van zijn werknemer ondanks het feit dat deze e-mailberichten in principe onder het recht op privacy vallen. Dit recht op privacy is namelijk niet absoluut.

Het ging in deze arbeidszaak om een arbeidsgeschil tussen een groothandel in camping- en vrijetijdsproducten en een van haar commerciële medewerkers. Ook de vader van deze medewerker was werkzaam bij dit bedrijf.

Vader van werknemer ontslagen wegens malversaties

Senior was na een dienstverband van 33 jaar op non-actief gesteld wegens verdenking van malversaties. Zijn dienstverband is later met wederzijds goedvinden zonder enige vergoeding beëindigd. De werkgever maakt de zoon duidelijk dat er absolute discretie moet worden betracht met betrekking tot de communicatie naar klanten en leveranciers over het ontslag van senior.

Werkgever controleert e-mailbox van werknemer

De werkgever besluit de e-mailbox van junior te controleren en treft een tweetal door hem aan klanten verzonden e-mailberichten aan die betrekking hebben om het ontslag van zijn vader. In het eerste bericht gebruikt junior onder meer de volgende bewoordingen:

“(…) I can tell you it is impossible to work with pigs, and that is what I am facing now!”

In het tweede bericht schrijft junior:

“(…) Das wissen wir auch nicht was da los ist, es ist hier ein komplett chaos.(…)”

De werkgever confronteert junior met deze berichten en ontslaat hem vervolgens op staande voet. Volgens de werkgever zijn de e-mailbericht zeer beschadigend voor het bedrijf en getuigen ze van grensoverschrijdend gedrag. Ook stelt de werkgever zich op het standpunt dat de werknemer het geheimhoudingsbeding in zijn arbeidsovereenkomst geschonden heeft.

In de ontslagprocedure die volgt stelt de werknemer dat zijn werkgever niet zonder enige waarschuwing of verdenking zijn e-mails had mogen controleren. Daarmee, zo stelt hij, heeft de werkgever zijn privacy geschonden. De rechter komt gemotiveerd tot het oordeel dat de werkgever zich in dit geval toegang tot de e-mailbox van de werknemer mocht verschaffen. De rechter komt tot dit oordeel op basis van de volgende argumentatie.

E-mailberichten vallen onder recht op privacy

In de eerste plaats, zo stelt de rechter, vallen e-mailberichten onder de bescherming van artikel 8 EVRM, dat het recht op privacy beschermt, zelfs als deze berichten zijn verzonden vanaf de werkplek van de werknemer. Dit recht op privacy is echter niet absoluut, er zijn een aantal omstandigheden waaronder het de werkgever toch toegestaan is om (zakelijke) e-mailberichten te controleren. Er moet volgens de rechter dan wel sprake zijn van een situatie waarbij:

• het voor de werknemer kenbaar was of kenbaar had moeten zijn dat zijn e-mailberichten zouden kunnen worden gecontroleerd;
• er sprake is van een gerechtvaardigd doel, en
• er voldaan is aan het zogenaamde proportionaliteitsvereiste

De werkgever in deze zaak had geen reglement of bepaling in de arbeidsovereenkomst opgenomen waarin controle van e-mailberichten geregeld was. Volgens de rechter mogen er in dit geval extra (zware) eisen gesteld te worden aan de vraag of er sprake is van een gerechtvaardigd doel en of er wel sprake is van proportionaliteit.

Gerechtvaardigd doel en proportionaliteit?

Volgens de rechter had de werkgever een gerechtvaardigd doel voor de controle van de e-mailberichten. Er bestonden namelijk verdenkingen dat meerdere werknemers betrokken waren bij de malversaties binnen de onderneming en bovendien ging het hier om zakelijke e-mailberichten waarvan een werknemer mag verwachten dat een werkgever hier eerder kennis van kan nemen dan van privé e-mailberichten. Gelet op de familiaire band tussen vader en zoon mocht de werkgever in deze situatie besluiten om de e-mails van junior te controleren.

Het door de werkgever gekozen middel (het controleren van de e-mails) om het doel (vaststellen of junior betrokken is bij de malversaties) te bereiken vindt de rechter ook proportioneel simpelweg omdat een minder belastend middel om de betrokkenheid van junior bij de malversaties te controleren niet beschikbaar was.
Concluderend stelt de rechter vast dat de inhoud van de door de werkgever gecontroleerde e-mailberichten in de ontslagprocedure meegewogen mogen worden.

Geen schending van geheimhoudingsbeding

Wel oordeelt de rechter wat milder over het gedrag van de werknemer dan de werkgever. De werkgever had gelet op de familieband tussen vader en zoon niet mogen verwachten dat junior geen enkele mededeling aan derden zou doen over het ontslag van zijn vader. Van een schending van het geheimhoudingsbeding is geen sprake omdat dit beding betrekking heeft op vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

De uitlatingen van de werknemer verdienen volgens de rechter niet bepaald de schoonheidsprijs, maar zijn niet voldoende voor een ontslag op staande voet. De rechter houdt hierbij rekening met het feit dat junior gedurende zijn dienstverband van vijf jaar altijd goed gefunctioneerd heeft en hij kort voor het ontslag van zijn vader kostwinnaar is geworden van zijn jonge gezin.

Wel is er door de inhoud van de e-mailberichten een verstoorde arbeidsrelatie ontstaan op grond waarvan de rechter de arbeidsovereenkomst (voorwaardelijk) ontbindt. De werknemer krijgt een beperkte ontslagvergoeding (4.873 euro bruto) toegekend. Dit komt overeen met de kantonrechtersformule op basis van een correctiefactor van 0,75.