Mag een werkgever e-mails van zijn werknemers controleren?

26 februari 2014  door Maarten van Gelderen

Deze vraag stond centraal in een procedure bij de rechtbank Gelderland. Een werkgever en werknemer zijn verwikkeld in een heftige ontslagprocedure die draait om een aantal e-mails waarin de werknemer zich beledigend had uitgelaten over een collega.

De werknemer voert in deze ontslagprocedure aan dat de door hem verzonden e-mails door de werkgever niet mochten worden ingezien en evenmin mogen worden gebruikt in het kader van de procedure. De rechter komt tot een ander oordeel en concludeert dat deze e-mails wel meegewogen worden bij de beslissing om de arbeidsovereenkomst wel of niet te ontbinden.

E-mails met beledigend karakter
De werknemer, hoofd verkoop binnendienst en lid van het managementteam, stuurt een zeer groot aantal e-mailberichten aan een collega, mevrouw X. Deze berichten hebben een flirterig karakter en gaan deels over een collega van mevrouw X, een dame met een kennelijk fors postuur. In deze e-mails schrijft de werknemer onder andere:

“Is ma Flodder er al?”

“Keek net door het raampje van haar en kijk ik tegen die witte rug en dat zijkantje aan. Brrr… denk dat ik niet kan slapen vannacht.”

“Met een string en dan links en rechts van die veter van die grote hompen bibbervlees, hahaha.”

Voor de werkgever waren deze e-mails aanleiding om per direct het vertrouwen in de werknemer op te zeggen. Volgens de werkgever had de werknemer als lid van het MT een voorbeeldfunctie en heeft hij hiermee elke vorm van integriteit geschonden. De werkgever kwam overigens bij toeval achter de e-mails. Doordat mevrouw X, de collega van de werknemer aan wie hij de mail gezonden had, ziek werd besloot haar leidinggevende na te gaan of er nog e-mail berichten van haar waren die beantwoord moesten worden. Daarbij stuitte zij per toeval op de schunnige teksten van de werknemer.

E-mails vallen onder briefgeheim en recht op privacy
Volgens de werknemer moest deze kwestie principieel bekeken worden en is een beroep van de werkgever op deze e-mails in strijd met zijn recht op privacy zoals vastgelegd in artikel 8 van het EVRM en artikel 13 van de Grondwet. De rechter gaf de werknemer daarin op zich gelijk, maar voegde daaraan toe dat het recht op privacy ook zijn grenzen heeft.

Volgens de rechter volgt uit de rechtspraak van het Europese Hof voor de Rechten van de Mens dat een werkgever de e-mail berichten van zijn werknemers mag controleren als voldaan is aan drie voorwaarden:

1. kenbaarheid
2. gerechtvaardigd doel
3. proportionaliteit

De eerste voorwaarde houdt in dat de werknemer wist of had kunnen weten dat de werkgever e-mails zou kunnen controleren. In deze zaak was er sprake van een internet en e-mailreglement waarin de werkgever had opgenomen dat hij zich het recht voorbehield om e-mail berichten te controleren om na te gaan of er conform het reglement gehandeld werd. Daarmee was volgens de kantonrechter aan het kenbaarheidsvereiste voldaan.

Gelet op het grote aantal e-mailberichten dat de werknemer verzond en vanwege het feit dat hij in de onderwerpregel niet had aangegeven dat het hier om privé berichten ging, vond de rechter eveneens dat er aan de voorwaarden van gerechtvaardigd doel en proportionaliteit voldaan was. Conclusie: de e-mailberichten mochten in het kader van de ontslagprocedure gebruikt worden.

Een werkgever die de mogelijkheid wil openhouden om in specifieke gevallen e-mails van werknemers te controleren doet er dus verstandig aan om dit voorbehoud in een e-mailreglement op te nemen. Als er vervolgens een situatie ontstaat waarbij er een serieuze aanleiding is om deze berichten te controleren, is er een reële kans dat de rechter dit als een toelaatbare inbreuk op de privacy zal toestaan.