Werkgever hoeft personeelsdossier niet op te schonen

11 februari 2011  door Maarten van Gelderen

Regelmatig bereikt ons de vraag in hoeverre een werkgever verplicht is om bepaalde stukken uit een personeelsdossier te verwijderen. Enige tijd geleden formuleerde de kantonrechter in Den Haag over deze kwestie een aantal basisregels.

Een thuishulp werd door haar werkgever aangesproken op het feit dat zij meer zorgminuten bij haar cliënten zou declareren dan toegestaan was. Zij ontving hiervoor een officiële waarschuwing wegens fraude.

Werkgever weigert stukken uit personeelsdossier te verwijderen

Na bezwaar van de medewerkster neemt de werkgever het woord fraude terug, maar weigert hij om de officiële waarschuwing en andere stukken die betrekking hebben op de kwestie uit het personeelsdossier te verwijderen.

Hierop besluit de thuishulp om de kantonrechter te vragen haar werkgever te veroordelen om deze stukken alsnog uit het personeelsdossier te halen.

De kantonrechter stelt voorop dat een werkgever bevoegd is om een personeelsdossier aan te leggen en bij te houden. Daarbij is het aan de werkgever om te bepalen wat hij van belang acht om toe te voegen aan de inhoud van dit personeelsdossier. Deze vrijheid van de werkgever wordt volgens de kantonrechter begrensd door twee omstandigheden:

1.
Wettelijke bepalingen rondom de bescherming van persoonsgegevens.

2.
Artikel 7:611 BW. Dit artikel bepaalt in algemene zin dat een werkgever zich als een goed werkgever moet gedragen.

Alleen als een werkgever in strijd handelt met een of beide wettelijke bepalingen kan een werknemer verlangen dat een werkgever bepaalde stukken uit het personeelsdossier verwijdert. In dit geval komt de kantonrechter tot de conclusie dat de werkgever niet onzorgvuldig gehandeld heeft.

Werkgever heeft belang bij vastleggen van verloop van geschil

De rechter vindt het namelijk begrijpelijk dat de werkgever wil vastleggen hoe de arbeidsrelatie is verlopen, hoehet geschil tussen partijen is ontstaan en wat het verloop en de afloop van het geschil is geweest. Daarmee kan, volgens de kantonrechter, voorkomen worden dat er achteraf onjuiste verhalen in de wereld komen die niet meer kunnen worden weerlegd.

Ook het feit dat de werkgever de uitgebreide reactie van de werkneemster aan het personeelsdossier heeft toegevoegd, leidt tot de conclusie dat de eis van de werkneemster in deze procedure wordt afgewezen.