Het personeelsdossier: welke gegevens mag je bijhouden?
Elke werkgever is in feite verplicht om voor elke werknemer minimaal een personeelsdossier aan te leggen en bij te houden. In dit dossier bewaar je als werkgever alle gegevens die je nodig hebt om de arbeidsovereenkomst goed uit te kunnen voeren.
In het personeelsdossier mag je onder andere de volgende gegevens opnemen:
- de arbeidsovereenkomst en eventuele bijlagen
- een kopie van een identiteitsbewijs van de werknemer
- het burgerservicenummer van de werknemer
- verzuimfrequentie (wanneer en hoe lang is de werknemer ziek)
- salarisgegevens
- informatie over promotie en/of demotie
- eventuele klachten en waarschuwingen
- gespreksverslagen
- beoordelings- en functioneringsverslagen
- eventuele werkaantekeningen van een leidinggevende
De hoofdregel luidt dat je als werkgever alleen die gegevens in een personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Een voorbeeld van gegevens die niet in een personeelsdossier thuishoren zijn medische gegevens.
Een werknemer heeft een inzage- en correctierecht als het gaat om zijn of haar personeelsdossier. Dit houdt in dat elke werknemer het recht heeft om te weten welke informatie er in zijn personeelsdossier is opgenomen. Ook kan de werknemer eisen dat feitelijk onjuiste informatie wordt verwijderd of aangepast.
Let op!
Dit betekent niet dat een werknemer automatisch recht heeft op alle informatie die zich in het personeelsdossier bevindt. Persoonlijke werkaantekeningen en notities die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg of beraad vallen niet onder het inzagerecht.
- Benieuwd of jouw ontslag rechtsgeldig is? Doe dan in twee minuten een juridische controle met de Ontslagchecker!
Voorbeeld inzagerecht: werknemer vraagt persoonsgegevens uit personeelsdossier op
Een medewerkster van ABN AMRO verzoekt haar werkgever om een overzicht van de persoonsgegevens die de bank van haar heeft opgeslagen. Enige tijd later verstrekt ABN AMRO een overzicht met verschillende gegevens, maar de werkneemster is van mening dat dit overzicht niet volledig is.
De werkneemster eist in een gerechtelijke procedure dat zij ook kopieën krijgt van de e-mailcorrespondentie tussen de afdeling arbeidszaken en andere afdelingen van de bank met betrekking tot het arbeidsgeschil waarin de werkneemster met haar werkgever verwikkeld was. Ook wil de werkneemster kopieën van de correspondentie tussen de afdeling arbeidszaken/afdeling legal en de advocaat van de bank. Volgens de werkgever hoefde hij deze gegevens niet aan de werkneemster te verstrekken.
Het gerechtshof in Amsterdam stelde de werkgever in het gelijk. Daarbij overwoog het gerechtshof onder meer:
“Het inzagerecht zoals neergelegd in artikel 35 Wbp geldt evenwel niet onbeperkt.
… dat het inzagerecht zich niet uitstrekt tot interne notities die de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Een uiteindelijk op grond van bedoelde interne notities opgemaakt definitief rapport valt hier wel onder.
De door de werkneemster verzochte gegevens hebben gemeen, zoals door ABN AMRO is gesteld, dat het correspondentie betreft tussen medewerkers van de verantwoordelijke, welke de persoonlijke gedachten van medewerkers van de verantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. Het bovenstaande in aanmerking nemende vallen de door de werkneemster verzochte gegevens niet onder het inzagerecht van artikel 35 Wbp.”
Voorbeeld: medewerker wil personeelsdossier opschonen
Een productiechef van een groot zuivelbedrijf is met zijn werkgever verwikkeld in een arbeidsgeschil. De medewerker wil onder meer dat een aantal verwijten en berispingen uit zijn personeelsdossier worden verwijderd.
Volgens het gerechtshof kan een werknemer zijn werkgever op grond van artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) ook verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen, te wijzigen of af te schermen, wanneer deze gegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
Maar, zo gaat het gerechtshof verder, dit recht op verbetering en verwijdering van gegevens in het personeelsdossier ziet niet op indrukken, beoordelingen en conclusies, waarmee de werknemer zich niet kan verenigen. In die gevallen kan de werknemer zijn commentaar geven en kan de werkgever volstaan met het toevoegen van dat commentaar aan het personeelsdossier.
De werkgever wordt dan ook niet veroordeeld om het personeelsdossier op te schonen.
Laat een advocaat verweer voeren tegen jouw ontslag
Laat een van de ervaren advocaten van Van Gelderen Arbeidsrechtadvocaten verweer voeren tegen jouw ontslag. Zij behoren tot de beste ontslagadvocaten van Nederland en weten precies waar de kansen en risico’s van jouw ontslagzaak zitten.
Advocaat arbeidsrecht