Hoe ziet een goed verbetertraject eruit?

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een ontslag wegens disfunctioneren is het zogenaamde verbetertraject.

In de wet (artikel 7:669 lid 3 onder d BW) wordt niet letterlijk van een verbetertraject gesproken, maar van de eis dat de werkgever “…hem [de werknemer] in voldoende mate in de gelegenheid heeft gesteld zijn functioneren
te verbeteren…”.

De wet geeft dus geen antwoord op de vraag hoe een goed verbetertraject eruit ziet. Toch kun je uit de vele gerechtelijke uitspraken die er over ontslag en disfunctioneren gewezen zijn, afleiden wat een rechter verwacht van een verbetertraject. Kort samengevat komt het erop neer dat een goed verbetertraject voldoet aan de volgende kenmerken:

Leg het verbeterplan schriftelijk vast

De werkgever moet er in de eerste plaats voor zorgen dat het verbetertraject schriftelijk wordt vastgelegd, bij voorkeur in de vorm van een document of brief die door de werknemer voor akkoord wordt ondertekend. Dit laatste kan soms nog wel eens discussie opleveren. Als de werknemer het document niet voor akkoord wil ondertekenen (bijvoorbeeld omdat daarin staat dat als het verbetertraject niet succesvol wordt afgerond, de werknemer ontslagen wordt), doet de werkgever er verstandig aan de werknemer in elk geval om een expliciete bevestiging te vragen dat hij aan het traject zal meewerken.

In de kop of onderwerp regel van het document of de brief moet duidelijk de term “verbetertraject” zijn opgenomen. Daarnaast moet er in dit document beschreven worden wat de aanleiding is geweest om dit traject in gang te zetten. Ook de hierna genoemde kenmerken zouden in dit document moeten worden opgenomen.

Benoem de verbeterpunten/doelstellingen zo concreet mogelijk

Het moet voor de werknemer duidelijk zijn op welke punten er van hem verbetering wordt verwacht. Dit lijkt een logische voorwaarde, maar in de praktijk gaat dit lang niet altijd goed.

Een medewerker op de klantenservice waarover regelmatig klachten binnenkomen over nors en klantonvriendelijk gedrag dient uiteraard te verbeteren op het punt van de communicatie. Maar het verdient de voorkeur om in een verbetertraject/plan wat concreter te zijn dan de enkele opmerking dat “de communicatie met de klanten dient te verbeteren”. Er zou gedacht kunnen worden aan de volgende beschrijving:

“Wij verwachten van u als medewerker op de klantenservice dat u klanten professioneel en vriendelijk te woord staat, ook als de klant zich in sommige gevallen zelf niet (helemaal) redelijk opstelt. Laat u niet meeslepen in de (negatieve) emotie van de klant, maar blijf zelf te allen tijde correct en voorkomend. Het spreekt voor zich dat het gebruik van scheldwoorden, het uiten van (verkapte) dreigementen en/of stemverheffing uit den boze is.”

Maak de verbeterpunten zo meetbaar mogelijk

Er zou geprobeerd moeten worden om in het verbeterplan op te nemen hoe er gemeten gaat worden of de verbeterpunten daadwerkelijk behaald worden. Hoe objectiever de meetmethode, des te sterker het verbeterplan.

Als het bijvoorbeeld gaat om diezelfde medewerker van de klantenservice, dan zou je natuurlijk in het verbeterplan kunnen opnemen dat de werknemer aan het einde van het verbetertraject minimaal een voldoende moet scoren op het onderdeel “communicatie met de klant”. Maar als de klanttevredenheid per medewerker gemeten wordt is het uiteraard sterker om in het verbeterplan op te nemen: “de gemiddelde klanttevredenheid over de voorgaande drie maanden dient minimaal een 6.0 te bedragen” of “op het onderdeel klantcommunicatie dient u minimaal een voldoende te scoren en verwachten wij maximaal één klacht per kwartaal”.

Beschrijf de ondersteunende maatregelen die de werkgever neemt

De rechter ziet een verbetertraject als een gezamenlijke inspanning. Dat betekent dat niet alleen de werknemer zich moet inspannen om tot een verbetering te komen, maar dat ook van de werkgever het nodige verwacht wordt.

Afhankelijk van de aard van het disfunctioneren zou je hier kunnen denken aan een aanvullende cursus, training of opleiding, het inschakelen van een coach of mentor en/of een regelmatige evaluatie/instructie door de direct leidinggevende.

In veel gevallen zal “coaching on the job” volstaan, maar het is belangrijk om in een gesprek met de werknemer expliciet stil te staan bij de vraag of hij behoefte heeft aan een aanvullende training of cursus. Mocht de werknemer deze vraag negatief beantwoorden (omdat hij vindt dat hij zijn werk naar behoren verricht), dan doet de werkgever er verstandig aan om  expliciet in het verbeterplan op te nemen dat de werknemer nadrukkelijk heeft aangegeven geen behoefte te hebben aan extra scholing en/of ondersteunende maatregelen. Mocht de werknemer aangeven wel behoefte te hebben aan ondersteuning of scholing, dan is het uiteraard zaak aan de werkgever om te inventariseren hoe aan deze behoefte invulling kan worden gegeven.

Zorg voor tussentijdse evaluatie

Omdat een verbetertraject in de regel toch minimaal enkele maanden duurt, is het belangrijk om een aantal tussentijdse evaluatiemomenten af te spreken. Er zou op voorhand duidelijk gemaakt moeten worden op welke momenten/data deze evaluaties zullen plaatsvinden en de uitkomst van deze evaluaties zouden ook schriftelijk aan de werknemer moeten worden teruggekoppeld.

Let op!

Een rechter verwacht dat de afgesproken evaluatiemomenten ook daadwerkelijk plaatsvinden. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijvoorbeeld wordt afgesproken dat er om de week op vrijdag een tussentijds evaluatiegesprek met de leidinggevende plaatsvindt. De eerste paar keer vindt dit gesprek vervolgens plaats, maar daarna dreigt deze tweewekelijkse bijeenkomst nogal eens te versloffen. Een werkgever moet dit absoluut proberen te voorkomen. Als de werkgever aan het einde van het verbetertraject tot de conclusie komt dat de werknemer nog steeds ondermaats presteert (en mogelijk ontslagen moet worden), zal (de advocaat van) de werknemer er fijntjes op kunnen wijzen dat de werkgever de gemaakte afspraken over het verbetertraject niet (volledig) is nagekomen.

Beschrijf de duur van het verbetertraject

De werkgever moet duidelijk maken wat de duur van het verbetertraject is. Het is erg belangrijk om op voorhand duidelijk te maken wat de duur van het verbetertraject zal zijn. De werkgever moet hier vooral geen “open einde” laten bestaan.

Het kan voorkomen dat er tijdens het traject aanleiding is om het verbetertraject te verlengen, bijvoorbeeld als het functioneren van de werknemer richting het einde van het traject een positieve trend laat zien, maar het functioneren nog steeds (beperkt) onvoldoende is. Als je als werkgever in zo’n situatie besluit om het verbetertraject te verlengen, leg dan duidelijk schriftelijk vast waarom het traject verlengd wordt en gedurende welke periode.

Ook kan het voorkomen dat de werknemer tijdens het verbetertraject ziek wordt. Als deze ziekte of arbeidsongeschiktheid langer dan enkele dagen duurt, ligt het voor de hand om het verbetertraject op te schorten totdat de werknemer weer (grotendeels) hersteld is.

Meer over de minimale duur van het verbetertraject lees je hieronder (“Wat is de minimale duur van het verbetertraject?”)

Geef aan wat de consequenties zijn als het verbetertraject niet succesvol verloopt

De werkgever moet ook niet vergeten om in het verbeterplan aan te geven wat de gevolgen zijn als het traject niet succesvol wordt afgerond (volgens de werkgever). Het ligt voor de hand om de werknemer erop te wijzen dat in dat geval geprobeerd zal worden om de werknemer te herplaatsen, maar dat ontslag onvermijdelijk is als herplaatsing niet mogelijk blijkt.

De werkgever zou dit in het verbeterplan bijvoorbeeld als volgt kunnen verwoorden:

“Uiterlijk op [datum] zal een eindevaluatie van het verbetertraject plaatsvinden. Als de werkgever op dat moment tot de conclusie komt dat de doelstellingen van het verbetertraject niet allemaal gehaald zijn, zal de werknemer niet langer werkzaam kunnen blijven in zijn functie van [naam functie].

De werkgever zal dan nagaan of een herplaatsing van de werknemer tot de mogelijkheden behoort. Mocht dat niet het geval zijn, dan zal de arbeidsovereenkomst beëindigd worden.”

Tip!

Bestel het boekje “De disfunctionerende werknemer”. Dit boekje geeft op een praktische manier inzicht in alle facetten rondom het onderwerp disfunctioneren. Door de vele praktijkvoorbeelden krijg je daarnaast een goed beeld hoe een rechter tegen bepaalde situaties aankijkt. Voor meer informatie of om dit boekje direct te bestellen klik je hier.

Gebruik de Ontslagchecker

Wil je weten of je op grond van disfunctioneren ontslagen kunt worden? Gebruik dan de Ontslagchecker, een online tool waarmee je binnen enkele minuten kunt bepalen of ontslag wel of niet mogelijk is.

Heb je een vraag over disfunctioneren of wil je je eigen situatie voorleggen aan een arbeidsrechtspecialist? Neem dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op. Wij zijn bereikbaar op het telefoonnummer 0900 – 10 10 123 (50 cpm) of per mail via info@ontslag.nl.

Waardeer deze site:
Klant waardering
0 1245 waarderingen, gemiddeld: 7.4 /10

Up to date blijven?

Blijf op de hoogte van het laatste ontslagnieuws

 

Ontvang maandelijks een update van de belangrijkste uitspraken en ontwikkelingen op het gebied van arbeidsrecht en ontslag.

 

Meld je hier aan

 

Up to date blijven?

Blijf op de hoogte van het laatste ontslagnieuws

 

Ontvang maandelijks een update van de belangrijkste uitspraken en ontwikkelingen op het gebied van arbeidsrecht en ontslag.

 

Meld je hier aan

 

Lees verder